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Anhänge (Attachments)

Datei-Anhänge verlangsamen den E-Maildownload ganz erheblich. Und wissen Sie, ob der Empfänger nicht in einem Hotel sitzt und seine E-Mails per Mobiltelefon abholt?

• Keine Attachments für Fremde
  Wenn Sie mit jemanden zum ersten mal korrespondieren verwenden Sie auf keinen Fall Dateianhänge. Wer öffnet schon gerne Attachments von Fremden?
• Anhänge Onlinestellen
  Grössere Dateien sollte man, sofern möglich, deshalb auf keinen Fall als E-Mailanhang versenden, sondern immer auf dem Firmen-Webserver, z. B. gepackt als ZIP-Datei, zum Download ablegen und nur den URL in der E-Mail anführen. Dies vermeidet jegliche Probleme und Verärgerungen, da Attachments über 10 MB bei vielen Anwendern zu grossen Schwierigkeiten führen.
• Viren
  Viele Anwender haben Angst vor Anhängen, da diese Viren enthalten können. Klären Sie mit dem Empfänger im voraus ab, ob Sie ihm einen Anhang schicken dürfen.
• Antivirenprogramm
  Wenn Sie Anhänge versenden, besorgen Sie sich ein aktuelles Antivirenprogramm. Nichts ist peinlicher, als wenn Sie Ihren Kunden Anhänge schicken, die Viren enthalten. Über die dadurch möglichen Schäden wird kaum Freude herrschen!

• Dateiformat
  Versenden Sie nie E-Mails mit Anhängen (Attachments), ohne vorher den Empfänger zu benachrichtigen! Nicht jeder kann jede Art von Dokument öffnen! Klären Sie im voraus ab, welches Dateiformat der Empfänger lesen kann.
• Unsitte
  Ein weitere Unsitte ist das Versenden von Word-Dokumenten anstatt den Text direkt im E-Mail anzugeben. Ein Word-Dokument ohne einen einzigen Buchstaben kann bereits 19 KB gross sein! Zudem kann ein Word-Dokument Makroviren beinhalten.
• Alternative: Speichern Sie ein Word-Dokument als .rtf-Datei.
  Vorteile: .rtf-Dateien können keine Makroviren beinhalten und sind in der Regel auch deutlich kleiner was für den Versand per E-Mail natürlich interessant ist.
• Word-Dokumente nur lesen
  Falls empfangene Word-Dokumente nur betrachtet werden sollen, kann das Programm "Wordview" verwendet werden, welches die Ausführung von Makros nicht unterstützt. Dieses Programm lässt sich von der Microsoft-Website kostenlos herunterladen.
• Programmversion
  Klären Sie mit dem Adressaten die Programmversion ab. Meistens versteht zwar die neue Version die alte, bestimmt die alte aber nicht die neue! Speichern Sie deshalb zur Sicherheit z. B. Ihr für den E-Mailversand vorgesehenes Word-Dokument in einer älteren Version.
• Anhänge II
  Versenden Sie keine E-Mails im Megabyte-Bereich! Viele Anwender haben Probleme, E-Mails von über 10 MB herunterzuladen. Häufig wird auch der Briefkasten des Adressaten verstopft. (Übrigens: eine gute Methode, Kunden zu ärgern oder loszuwerden!) Also mehrere Dateien besser auf mehrere E-Mails verteilen. ACHTUNG: Eine per E-Mail versendete Datei ist rund einen Drittel grösser als die eigentliche Datei, denn das Übertragungsprotokoll für E-Mail bläht Dateien im Anhang künstlich auf.
• Anhänge III
  Um Anhänge über 10 MB zu versenden verwenden Sie nicht das ungeeignete E-Mailsystem, sondern spezielle Dienste wie z. B. http://www.yousendit.com oder http://www.megaupload.com Die Bedienung ist denkbar einfach, innerhalb von einer Minute fühlen Sie das Formular aus und können von jedem Internetfähigen Computer aus auch grosse Dateien versenden. Der dankende Empfänger bekommt die Datei nicht etwa als Attachment, sondern erhält einen Download-Link. Das Ganze ist in der Basisversion kostenlos. Zusätzliche Leistungen können mit einer kostenpflichtigen Version erworben werden.
• Komprimiert
  Müssen Sie dennoch E-Mails im Megabyte-Bereich versenden, dann versuchen Sie, die Anhänge zu komprimieren. Aber: klären Sie ab, ob der Empfänger ein Programm zum Entkomprimieren besitzt, oder senden Sie eine Datei, die sich selbst entkomprimiert.
• Grosse Dokumente
  Wenn Sie ein 50-Seiten-Dokument verschicken, sollten Sie den Empfänger darauf hinweisen, dass die tatsächlich wichtigen Stellen auf Seite X und Y stehen.
• E-Mailserver kontrollieren
  Es gibt diverse Programme, mit denen Sie überprüfen können, was sich in Ihrem E-Mailserver befindet. Damit können Sie E-Mails mit grossem Anhang oder Werbemüll direkt auf dem E-Mailserver killen. So müssen Sie die Dateien nicht zuerst herunterladen.

E-Mail unter der Lupe